GDPR

Hos Søndergaard Biler ApS stræber vi altid efter at opbygge langsigtede relationer til vores kunder og dem, der arbejder i disse virksomheder såvel som de forbrugere, der handler direkte hos os. Bidragende faktorer til denne indsats er høj datasikkerhed i form af veletablerede IT-systemer og processer

Vores kunder er det vigtigste vi har og vi deler derfor kun vores kundeoplysninger med vores samarbejdspartnere.

Denne persondatapolitik forklarer, hvordan vi indsamler og anvender dine personlige oplysninger samt på hvilken måde du kan anmode om, ændre eller slette dem. Vi træffer de relevante forholdsregler, så vores processer og IT-systemer er i overensstemmelse med den nye lov GDPR, Persondataforordningen, der er lovgældende i alle EU’s medlemslande fra den 25. maj 2018.

Kundekontaktoplysninger, hvilke oplysninger indsamler vi, hvordan indsamles de og hvorfor?

Når du handler hos os som kontaktperson for en virksomhed, giver du dine personlige oplysninger såsom navn, e-mailadresse og telefonnummer. En forbruger/privatperson angiver normalt også sin privatadresse.

Informationen anvendes af Søndergaard Biler ApS først og fremmest for at give dig en god kundeoplevelse gennem hele bestillingen; præsentation af vores sortiment, bestilling, levering, evt. reklamation/garantispørgsmål samt udvikling af vores tilbud og IT-processer.

I vores kontakt med dig dokumenterer vi al kommunikation. Dialogen med dig som vores kunde kan ske via telefon, e-mail, brev og fysisk kontakt såvel som via digitale medier.

Hvem er ansvarlig for de indsamlede oplysninger?

Vi, Søndergaard Biler ApS, Vejrup Storegade 61, 6740 Bramming cvr. Nr. 29785848 Dan Slot Søndergaard og Inger Søndergaard er ansvarlig for personoplysningerne. Behandling af oplysningerne kan foretages af os eller en af vores samarbejdspartnere.

Hvilken information indsamler vi, til hvilket formål og i hvor lang tid gemmes oplysningerne?

Formål Behandlinger der udføres Kategorier af personoplysninger Håndtering af ordrebestilling. Levering (inklusive advisering og kontakt vedrørende levering) Håndtering af reklamations- fakturering og opkrævning. Virksomhed: Kontaktoplysninger til erhvervskunder såsom den ansvarlige medarbejders navn, virksomhedens/medarbejderens e-mailadresse samt telefonnummer, dokumentation.

Privatperson: Kontaktoplysninger til privatkunder såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, bilens Reg. Nr.

Håndtering af bestilling af tjenesteydelser.

Bestilling af levering til privatadresse/indbæring samt gennemgang.

Virksomhed: Kontaktoplysninger til erhvervskunder såsom den ansvarlige medarbejders navn, virksomhedens/medarbejderens e-mailadresse samt telefonnummer. Privatperson: Kontaktoplysninger til privatkunder såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Retsgrundlag: For at opfylde købsaftalen. Oplysningerne gemmes og behandles både ved juridisk støtte af en bindende aftale og/eller legitim interesse.

Opbevaringstid: Kontaktoplysninger for virksomheden/kunden: Tidsperioden for datalagring er baseret på, hvor ofte vores kunder handler hos os og garantiperioden for vores produkter (min. 3 år – maks. 5 år).

Kundekontaktoplysninger gemmes i op til 5 år, og bliver derefter anonymiseret. Denne proces foregår årligt. Kundekontaktoplysninger ældre end 5 år med åbne saldi forbliver uberørt og evalueres for anonymisering igen næste år.

For privatpersoner: Indtil vores forpligtelse over for dig som forbruger og din ordre er gennemført (leveret, betalt, reklamations- og garantiperiode er overstået)

Retsgrundlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores og vores kunders legitime interesse i at evaluere, udvikle og forbedre vores tilbud, forretningsforbindelser og IT-systemer. Retslig grund til udsendelse af nyhedsbreve. Oplysningerne gemmes og behandles ved juridisk støtte af en bindende aftale.

Opbevaringstid: Kontaktoplysninger for virksomheden/kunden: Tidsperioden for datalagring er baseret på, hvor ofte vores kunder handler hos os og garantiperioden for vores produkter (min. 3 år – maks. 5 år).

Kundekontaktoplysninger gemmes i op til 5 år, og bliver derefter anonymiseret. Denne proces foregår årligt. Kundekontaktoplysninger ældre end 5 år med åbne saldi forbliver uberørt og evalueres for anonymisering igen næste morgen.

Formål Behandlinger der udføres Kategorier af personoplysninger For at evaluere, udvikle og forbedre vores produkt- og servicetilbud, vores digitale og analoge kanaler samt IT systemer. Udvikling af vores hjemmeside og dens funktioner såsom brugervenlighed, information og produktpræsentation. Bidrage til at sikre vores logistiske processer og lagerføring. Bidrage til at skabe support til vores IT-systemer for generelt at øge sikkerheden hos vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

Korrespondance og feedback omkring vores tjenester, produkter og service.

Oplysninger om, hvordan du har interageret med os.

Anonyme data: F.eks. klik og besøgshistorik – telefonopkald. Tekniske data vedrørende anvendte enheder og deres indstillinger (f.eks. domæne, enheder, browserindstillinger, styresystem og lignende).

Retsgrundlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores og vores kunders legitime interesse i at evaluere, udvikle og forbedre vores tilbud, kanaler og IT-systemer.

Opbevaringstid: Kontaktoplysninger for virksomheden/kunden: Tidsperioden for datalagring er baseret på, hvor ofte vores kunder handler hos os er 5 år, hvor der er evaluering.

For privatpersoner: Indtil vores forpligtelse over for dig som forbruger og din ordre er gennemført (leveret, betalt, reklamations er overstået).

Hvilken ret har du til adgang, ændring og/eller sletning af dine data?

Det er vigtigt for os, at du har adgang til de oplysninger, vi har om dig, og hvis du ønsker at vide mere om disse i detaljer, kan du anmode om en udskrift. Du kan nemt gøre dette ved at sende en email på dan@sondergaard-biler.dk , hvorefter du vil få tilsendt denne udskrift. For at sikre, at vi udleverer oplysningerne til den rette person, skal du vedhæfte en kopi eller et billede af dit kørekort eller pas.

Du kan også anmode om, at vi fjerner dine kundekontaktoplysninger såkaldt ”Ret til sletning”. Virksomhedskundernes kundekontaktoplysninger gennemgås og anonymiseres efter 5 år, hvis der ikke er sket nogen transaktion i løbet af 5-årsperioden. Privatpersoner, dvs. forbrugeroplysninger, følger den samme anonymiseringsproces, forudsat at alle forpligtelser fra os og kunden er afsluttet.

Du kan nemt anmode om sletning via en email til dan@sondergaard-biler.dk , hvor du modtager en formular og vedhæfter en kopi eller et billede af dit kørekort eller pas, som vi behøver for at sikre, at vi udleverer oplysningerne til den rette person.

Hvis du ønsker at ændre eller rette kundekontaktoplysninger er ved at ringe til vores kontor på tlf. 75 19 02 49

Om webstedets persondatapolitik

Denne persondatapolitik gælder kun for denne hjemmeside, og ikke på websteder, der ejes af en tredjepart. Links på vores hjemmeside med det formål at lede dig til en anden webside har deres egen persondatapolitik. Da de tilknyttede websteder ikke er kontrolleret af Søndergaard Biler ApS, kan vi derfor ikke være ansvarlige for indholdet på disse hjemmesider. Du bør derfor læse persondatapolitikken på den hjemmeside, du besøger.

www.sondergaard-biler.dk indeholder javascript. Det er en kodeteknik, der bruges til at gøre dig som besøgende i stand til at opleve vores hjemmeside så god og nem som muligt. Kort sagt, javascript er nødvendigt for at billederne skal vises korrekt, så menuer, formularer og logins på hjemmesiden virker smidigt såvel som hentning og sortering af oplysninger.

Kontakt oplysninger opsamlet via vores kontakt formular på hjemmesiden www.sondergaard-biler.dk sendes via dan@sondergaard-biler.dk til udvalgte personer der er instrueret i at oprette kunden og slette data hvis disse ikke nødvendige for en evt. tilbudsgivning.

Hvem kan vi dele dine personlige oplysninger med?

Samarbejdspartnere. I tilfælde hvor det er nødvendigt for at kunne tilbyde vores tjenester, deler vi dine personlige data med virksomheder, der er vores samarbejdspartnere. Samarbejdspartnerne behandler oplysningerne på vores vegne og i overensstemmelse med vores instruktioner:

Når personlige oplysninger deles med vores samarbejdspartnerne sker det kun til formål, der er kompatible med de formål, hvortil vi har indsamlet oplysningerne (f.eks. at opfylde vores forpligtelser i henhold til købsaftalen). Vi kontrollerer samtlige samarbejdspartnere for at sikre, at de kan yde tilstrækkelige garantier for personoplysningernes sikkerhed og fortrolighed.

Vi har skrevet kontrakter med alle samarbejdspartnere, hvorigennem de garanterer sikkerheden af de personoplysninger, der behandles og forpligter sig til at overholde vores sikkerhedskrav samt begrænsninger og krav til internationale overførsler af personoplysninger.

Virksomheder, der er selvstændigt ansvarlige for personoplysninger.

Vi deler også personlige oplysninger med nogle virksomheder, der er selvstændigt ansvarlige for personoplysninger. At virksomheden er selvstændigt ansvarlig for personoplysningerne betyder, at vi ikke kontrollerer, hvordan de oplysninger, der leveres til virksomheden, vil blive behandlet.

Når dine personlige oplysninger deles med en virksomhed, der er selvstændigt ansvarlig for personoplysninger gælder den pågældende virksomheds persondatapolitik og håndtering af personoplysninger.

Hvor behandler vi personlige oplysninger?

Vi stræber altid efter at kundekontaktoplysninger behandles inden for EU/EØS, og alle vores egne IT-systemer er placeret inden for EU/EØS.

I forbindelse med systemstøtte, vedligeholdelse og udvikling kan det dog være nødvendigt at overføre oplysningerne til et land uden for EU /EØS, som f.eks. hvis vi deler kundekontaktoplysninger med en samarbejdspartner, der, enten selv eller via en underleverandør, er etableret eller opbevarer oplysninger i et land uden for EU/EØS. I disse tilfælde må samarbejdspartneren kun dele de oplysninger, der er relevante for formålet.

Uanset i hvilket land kundekontaktoplysninger behandles, tager vi alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at beskyttelsesniveauet er det sammen som i EU/EØS.

Hvordan beskyttes personlige oplysninger?

Vi anvender IT-systemer til at beskytte privatlivets fred, integritet og adgang til kundekontaktoplysninger. I vores organisation er det kun de personer, der rent faktisk har brug for at behandle dine personlige oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtelser over for jer som kunde, som har adgang til dem.

Hvordan kan jeg få mere at vide om GDPR og Datatilsynet?

Datatilsynet er ansvarlig for at overvåge lovens håndhævelse, og den person, der mener, at en virksomhed håndterer personligoplysninger på en fejlagtig måde, kan indgive en klage til Datatilsynet.